Por David Somoza Mosquera
Mucho se ha hablado de lo ventajoso y necesario que es establecer prioridades dentro de una empresa. En primer lugar, permite evitar que los recursos, inversiones y esfuerzos se desperdicien, lo que contribuye a concretar los objetivos de manera óptima y expedita.
Priorizar las tareas según su urgencia e importancia también facilita concentrarse en lo que es más importante y ser más productivo; al tiempo que mejora la calidad del trabajo, pues al centrarse en unas pocas tareas críticas, se reducen los errores y retrasos.
Otros beneficios igualmente importantes de destacar es que establecer prioridades ayuda a equilibrar trabajo y vida personal, reducir el estrés y la ansiedad y adaptarse a los cambios sin perder el rumbo.
Sin embargo, no es una tarea fácil. Intervienen muchos factores, así que un punto que se debe tener en cuenta a la hora de definirlas es diferenciar entre lo importante y lo urgente. En una empresa lo primero se relaciona con el largo plazo, mientras que lo segundo con el corto plazo.
Lo urgente son aquellas tareas que requieren atención inmediata, ya que pueden tener consecuencias no favorables si no se atienden a tiempo. Lo importante son tareas que contribuyen al logro de objetivos en un lapso más prologado de tiempo. Aunque pueden no tener una fecha límite inmediata, su realización es fundamental para el progreso y éxito a largo plazo.
En este sentido, los temas claves deben encabezar la lista, es decir, los objetivos de máxima prioridad se deben abordar primero y el resto de las tareas se irán cumpliendo en orden de menor importancia.
Así que para priorizar de manera más efectiva lo recomendable es utilizar una matriz para facilitar el orden de ejecución de las tareas. Eso permite identificar las prioridades, determinar cuáles son las tareas importantes y dedicarles el máximo de tiempo.
No obstante, esto debe hacerse sin dejar de lado las tareas consideradas importantes, pero no urgentes y así evitar invertir menos esfuerzo más adelante. Si no se incluyen en la agenda, se irán acumulando y podría entorpecerse el trabajo.
De hecho, una de las causas de la falta de productividad es una priorización inadecuada. Por ello, las empresas deben decidir qué es más urgente, más importante y qué ruta de trabajo seguir para cumplir con los objetivos.
La estrategia más adecuada para fijar prioridades es definitivamente buscar un equilibrio: saber qué tareas hay planificar, cuáles hay que decir que “no” y qué actividades ameritan atención en ese momento, sin necesidad siquiera de planificarlas.
